El papel, el enemigo de los pagos a tiempo.
Se acepta ampliamente que la eliminación de los procesos basados en papel de las cuentas por pagar es una buena práctica. Entonces, ¿por qué el papel sigue dominando en muchas organizaciones?
Según el Informe de mercado de Billentis para la facturación electrónica , el 70% de todo el procesamiento de facturas a nivel mundial todavía está en papel.
Considere las consecuencias de un solo error al procesar una factura en papel. Trabajando a partir de una fecha de vencimiento ingresada incorrectamente, la compañía no le paga al proveedor anticipadamente, perdiendo un descuento de proveedor. Si pierde la fecha de vencimiento correcta, su proveedor da un paso más y retrasa la entrega de bienes esenciales. Un producto central se entrega tarde al mercado, por lo que no cumple con sus objetivos de ingresos.
Un pequeño error, pero significativo.
Pero si el papel es el enemigo de los pagos a tiempo, la automatización de AP es su amigo más confiable. Las soluciones de automatización inteligente (IA) que incluyen capacidades como la automatización de documentos cognitivos pueden extraer, validar y clasificar el papel y otras fuentes de facturas, lo que resulta en un 85% de procesamiento directo. Al retirar el papel de AP, la automatización inteligente aumenta la visibilidad de los datos y reduce el riesgo, pero también ofrece muchos otros beneficios.
Costos reducidos.
Pocas ideas son más catárticas que la promesa de ahorro de costos. De acuerdo con el informe del Estado de ePayables 2017 de Ardent Partners , el 63% de los líderes de cuentas por pagar identificaron la reducción de los costos de procesamiento como una prioridad principal de AP para su departamento. La automatización reduce estos costos a la mitad. Por ejemplo, en su encuesta mundial de facturación electrónica, EY encontró que el 52% de las organizaciones dijo que la reducción de costos era la principal ventaja del procesamiento sin papel. Según la encuesta, el costo de una factura electrónica es menos de la mitad del papel ($7 en comparación con $15).
Realice descuentos.
Los ahorros en los costos a menudo vienen en forma de mano de obra reducida. Pero una mayor visibilidad de las condiciones de pago también permite a las empresas obtener descuentos al pagar puntualmente o antes. Estos ahorros pueden sumarse rápidamente.
Acelerar los pagos.
La eliminación de la entrada manual también resulta en ciclos de procesamiento más rápidos. EY descubrió que las facturas electrónicas se manejaban en tres días en comparación con 15 para el papel. Además, los encuestados dijeron que un empleado a tiempo completo era capaz de procesar 6.000 facturas en papel al año, pero podía revisar 90.000 facturas electrónicas. Eso es un aumento significativo en la productividad.
Se más ágil.
La automatización inteligente elimina la complejidad del procesamiento. Las facturas que llegan de múltiples fuentes y en múltiples idiomas y formatos crean numerosos procesos descendentes complejos, que llevan más tiempo y cuestan más. La automatización de documentos cognitivos, un componente de IA, simplifica este proceso al extraer, validar y clasificar las facturas en papel, así como las facturas de cualquier fuente o formato. Esto incluye correo electrónico, escaneo y fax, así como formatos como TIF, PDF, XML, CSV.
Optimizar el uso de los recursos.
La entrada de datos es dolorosamente manual, y el volumen y la complejidad de las facturas hacen que sea difícil para las organizaciones mantener el ritmo en sus niveles actuales de personal. Sin embargo, con IA, los equipos de AP gastan menos tiempo en tareas de poco valor y más tiempo en la estrategia.
Aumentar la precisión.
Con Inteligencia Artificial Robótica, las empresas pueden aprovechar la comparación entre líneas (recibos) de 2 vías (pedido factura a compra) y de 3 vías (recibos). Estas opciones optimizan los resultados de la validación, reducen los errores, aseguran los pagos oportunos y crean la capacidad de capturar descuentos por pagos anticipados.
Agilice el procesamiento de facturas de extremo a extremo. Las empresas que procesan facturas fuera de sus sistemas ERP experimentan más retrasos y errores. Sin embargo, cuando integran la automatización de AP con su ERP, pueden validar la información de los proveedores y las OP, así como obtener una visibilidad y control completos de los procesos financieros.
Para seguir el ritmo de las cambiantes demandas comerciales y mantener la competitividad, las empresas deben trabajar como mañana y adoptar una mayor automatización. Reemplazar los sistemas obsoletos con automatización inteligente permite a las empresas optimizar los flujos de trabajo y lograr mejores resultados, que incluyen un menor costo por factura, menores tiempos de ciclo y descuentos a los primeros pagadores.
Fuente: https://www.kofax.com/blog/paper-is-the-enemy-of-on-time-payments