Aunque la automatización robótica de procesos (RPA) es la base de muchos esfuerzos de transformación digital, es muy común que las organizaciones implementen sus robots de software de manera desordenada. Incluso para desplegar un solo robot como prueba de conceptos o caso de prueba. Por ejemplo, el departamento de contabilidad de una empresa implementa un robot para automatizar el procesamiento de facturas, mientras que el de operaciones implementa otro para agilizar las solicitudes de envío, sin que exista coordinación entre los departamentos. Este enfoque descentralizado implica un riesgo que conduce a problemas más adelante. 

La automatización de las operaciones a menudo requiere que los robots interactúen entre sí y accedan o difundan datos, y estos robots suelen depender de sistemas y políticas relacionados.

Pero, ¿qué sucede cuando hay cambios en las políticas o cuando un sistema falla? 

Sencillamente, sus robots dejan de funcionar y los procesos se paralizan. 

Esto puede ocurrir en muchas situaciones. Los sistemas heredados y los sitios web evolucionan, las aplicaciones se actualizan, las contraseñas expiran, los humanos modifican las hojas de cálculo y se aplican parches de seguridad. 

Si no hay algún tipo de estándar o forma de gestionar y mantener esta fuerza de trabajo digital, cuando algo cambie, los robots no sabrán qué hacer, y estarán fuera de control. 

Evite el caos mediante la implementación de un sólido programa de gobernabilidad. A medida que se amplía el negocio, la gobernabilidad se vuelve más importante. La falta de gobernabilidad es una de las razones más comunes por las que fracasan los proyectos iniciales de RPA, según EY. Sin un fuerte programa de gobernabilidad y las herramientas de gestión del ciclo de vida de los robots adecuadas, las iniciativas de automatización estarán en peligro. Los robots requieren dirección, gestión y mantenimiento para que sigan funcionando correctamente y ofrezcan el máximo valor. 

Un programa de gobernabilidad sólido debe incluir tres componentes esenciales: un marco de referencia, un Centro de Excelencia y herramientas de análisis y gestión del ciclo de vida de los robots para respaldar su programa de automatización. Exploremos cada uno de ellos más detalladamente: 

1. Preparar el terreno para la gobernabilidad:

Para maximizar los beneficios del RPA, los directores de operaciones (COO) y los directores de información (CIO) deben colaborar para establecer un modelo operativo y de despliegue de robots de software óptimo. Al diseñar e implementar un marco de referencia, este equipo debe determinar cómo trabajará la fuerza laboral digital con los empleados. Esto es parecido a una política de cumplimiento que los empleados suelen firmar cuando empiezan a trabajar para una empresa. 

Un marco eficaz requiere: 

• Un consejo de robótica empresarial: Este equipo encabeza el programa, define su alcance y establece los objetivos para el seguimiento de la eficiencia y los resultados de la ejecución. 
• Un consejo directivo de las unidades de negocio: Este grupo es el responsable de priorizar los proyectos RPA en todos los departamentos y unidades de negocio. 
• Un consejo técnico de RPA o Centro de Excelencia: Este equipo diseña los estándares, formula los principios y directrices de trabajo, y recopila las mejores prácticas. 

2. Establecer un Centro de excelencia:

El Centro de Excelencia (CoE) está compuesto por los especialistas y las personas responsables de guiar todo lo relacionado con la automatización, incluyendo la gestión y el mantenimiento de los estándares y los proveedores; la creación de las mejores prácticas; la formación y la incorporación.  Deberá incluir a expertos en TI y en cada área de negocio. Con esta recopilación de conocimientos, el equipo estará mejor preparado no sólo para tomar decisiones sobre las mejores herramientas de RPA a implementar, sino también sobre qué procesos son los mejores candidatos para la automatización. 

Existen tres modelos básicos de Centros de excelencia, y cada uno de ellos se diferencia por la forma en que se comparten las responsabilidades en toda la empresa. 

• Modelo operativo centralizado: Un solo equipo es responsable de ejecutar y controlar todos los aspectos del programa. 
• Modelo operativo descentralizado: Las responsabilidades para ejecutar el programa de automatización se reparten entre las distintas áreas de negocio de la organización. 

• Modelo operativo híbrido: Algunos aspectos del programa de automatización están en manos de un único equipo centralizado, mientras que otros se reparten entre las unidades de negocio. 

Elija el modelo que le resulte más adecuado a su situación actual y ajústelo según sea necesario. 

3. Invierta en la gestión y el análisis del ciclo de vida de los robots

Es fácil lograr la gobernabilidad cuando las herramientas de RPA incluyen capacidades de gestión y seguimiento como el control de versiones. Las capacidades más sofisticadas, como la gestión del ciclo de vida de los robots, ayudan a sus equipos a gestionar las implementaciones de RPA de cientos hasta miles de robots o procesos. Estas herramientas ayudan a sus usuarios a realizar un seguimiento de los cambios, comparar archivos y analizar los cambios realizados. Además, también facilita el almacenamiento de archivos de respaldo, de modo que, si tiene que volver a una versión anterior de trabajo, es fácil y rápido. 

A medida que expande la automatización, será cada vez más importante contar con un programa sólido de gestión y control de versiones. Cuando un robot falla, y no cuenta con un sistema de gestión o de analítica digital de la fuerza de trabajo, es casi imposible rastrear cuál de los cientos o miles de robots está causando un problema o dónde se ha cruzado uno con otro y ha detenido un proceso en su camino. 

Al potenciar un centro de excelencia junto con otras herramientas como la gestión del ciclo de vida de los robots, adoptará un enfoque de RPA más centrado en su negocio, que va mucho más allá de la simple automatización de tareas. 

Un sólido programa de gobernabilidad es un indicador clave del éxito en la automatización robótica de procesos. Cuando está respaldado por la gestión del ciclo de vida de los robots y la analítica del personal digital, se reducirá el riesgo de que sus robots estén fuera de control. 

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