7 maneras en que la automatización ayuda a las organizaciones a mantener seguros a sus empleados y sistemas

Ante la pandemia mundial sin precedentes, muchas organizaciones ahora enfrentan las crudas realidades de mantener las luces encendidas y continuar operando en circunstancias extremadamente desafiantes. Muchos están permitiendo que sus empleados trabajen de forma remota para ayudarlos a mantenerse a salvo, pero esto implica otorgar acceso a los sistemas y datos corporativos a través de las redes domésticas, lo cual es inherentemente riesgoso.

La automatización puede ayudar a las organizaciones a cerrar las brechas de productividad y seguridad cuando operan con una fuerza laboral reducida y / o una en la que un gran número de empleados ha pasado a trabajar desde su hogar.

Aquí hay 7 formas en que la automatización puede ayudar a las organizaciones a mantener con éxito y seguridad la productividad durante este tiempo de trabajo remoto:

• 1- Implemente un sistema en la nube que permita a los proveedores enviar facturas AP como archivos adjuntos al correo electrónico. Es importante tener en cuenta que este servicio se puede introducir en fases (es decir, facturas para una  unidad de negocios a la vez o facturas de proveedores específicos).

• 2- Proporcione un medio para automatizar la extracción de datos de facturas y la comparación de esos datos con la información del maestro de proveedores y la orden de compra que se encuentra en los sistemas ERP y financieros.  Identificar la información clave de las facturas (incluso para realizar una comparación) lleva mucho tiempo y puede estar sujeto a errores. Esta es una aplicación en la que la automatización tiene una larga trayectoria de éxito y, una vez más, puede entregarse en fases.

• 3- Implementar emparejamiento de tres vías. Es beneficioso implementar sistemas que proporcionen automáticamente los controles y equilibrios necesarios para garantizar que las facturas coincidan con el archivo maestro de proveedores y las órdenes de compra y que los bienes o servicios hayan sido aceptados por la empresa.

• 4- Proporcione un sistema para asignar el centro de costo aplicable a las líneas de pedido. Esto debe ser accesible desde una interfaz web y no requiere acceso innecesario al sistema ERP o AP completo.

• 5- Implemente robots o asistentes digitales para obtener solo los elementos de datos necesarios para completar una tarea o realizar actualizaciones en la línea de sistemas comerciales, sin que los usuarios remotos necesiten acceso a esas aplicaciones. Esta es una oportunidad clásica de "comenzar pequeño y crecer". La automatización inteligente y la RPA se pueden implementar de a un robot a la vez para automatizar pequeñas series de tareas y luego extenderlas a medida que se amplía el alcance del proyecto de automatización.

• 6- Implemente una automatización inteligente para revisar los correos electrónicos entrantes, clasificarlos y etiquetarlos en CRM o sistemas de flujo de trabajo para que los usuarios remotos puedan tratarlos de manera eficiente. Este es un enfoque comprobado para mejorar la productividad de los trabajadores en 3X - 5X para esta actividad.

• 7- Adopte un enfoque "ágil" para proyectos de automatización inteligente / RPA. Los robots de software se pueden desarrollar rápidamente para abordar cuellos de botella de procesos específicos. El desarrollo basado en el servidor y la implementación de robots RPA no solo acelera el desarrollo, sino también la implementación y administración de la solución.

Fuente: https://www.kofax.com/blog/8-ways-automation-helps-organizations-keep-employees-and-systems-safe