5 maneras en que los PDF pueden hacer que su organización sea más productiva

El formato PDF tiene numerosos beneficios, por lo que es un estándar de publicación para muchas organizaciones en todo el mundo.

El formato garantiza una entrega de documentos más rápida de una manera rentable y versátil y permite al receptor ver, almacenar, imprimir, compartir y navegar fácilmente un documento que probablemente contenga información vital o incluso confidencial.

Aquí hay cinco formas en que los archivos PDF lo ayudan a satisfacer las necesidades de sus clientes más importantes:

Hay poco o ningún costo involucrado

No se necesita ningún programa especial para ver un PDF. De hecho, ¡puedes descargar fácilmente uno de los muchos lectores de PDF gratuitos disponibles! A pesar de ser gratuitos, los archivos PDF son mucho más rápidos y los documentos también son de alta calidad. Debido al formato, los documentos se pueden distribuir globalmente sin gastar dinero, y también se pueden imprimir en cualquier lugar. ¡Puede enviar cualquier documento, a cualquier cliente, en cualquier momento!

El formato es el mismo en todas las plataformas.

Los archivos PDF son iguales en todos los dispositivos, ya que es un estándar ISO. No experimentará fuentes faltantes o problemas de formato como lo haría en un documento de texto. Es crucial que los acuerdos y documentos comerciales tengan el mismo aspecto para todas las personas que los ven, particularmente cuando se trata de formularios de solicitud, facturas, documentos de licitación, declaraciones de impuestos y otros archivos similares. Los archivos PDF aseguran que los archivos entregados a los clientes se puedan ver de la misma manera en múltiples plataformas sin cambiar la apariencia del documento, lo que significa que cada cliente ve el documento de la manera en que estaba destinado.

Es perfecto para guardar registros y archivar

Es fácil hacer que se puedan buscar archivos PDF, lo que significa que también es fácil navegarlos. Por ejemplo, si un cliente recibe un documento comercial extenso, puede usar la función de búsqueda para simplemente ingresar una palabra clave para encontrar rápidamente el contenido que está buscando. También puede ampliar el documento sin afectar negativamente la calidad, lo que es útil cuando hay ayudas visuales como cuadros y gráficos involucrados. Quizás la opción más importante es el formato PDF / A-1, ya que es el único formato correcto para archivar y almacenar documentos PDF, por lo que aún será accesible para cualquier persona en 10-50, e incluso 100 años.

Es fácil enviar correos electrónicos y compartir

Como los archivos PDF son de tamaño compacto, se pueden compartir y enviar por correo electrónico fácilmente. Algunas soluciones de software PDF, como Kofax Power PDF , incluso pueden reducir drásticamente el tamaño del documento sin afectar la calidad del documento. En consecuencia, los archivos PDF reducen el almacenamiento y los costosos problemas de ancho de banda, lo que significa que cambiar los documentos del procesador de textos, las hojas de cálculo y los gráficos a PDF puede reducir significativamente el tamaño del documento, lo que contribuye a un ahorro real en la congestión del ancho de banda y el almacenamiento del servidor de correo electrónico. Otra ventaja es que se puede ahorrar mucho tiempo al recuperar correos electrónicos del servidor.

Y es más seguro

Documentos como contratos y propuestas legales tienen un alto riesgo de manipulación o caer en manos equivocadas, lo que puede tener graves consecuencias. Sin embargo, con los documentos PDF, existe un menor riesgo de manipulación, ya que los PDF proporcionan cifrado de 40 bits y 256 bits junto con la visualización, impresión y copia restringidas por contraseña. Además, al usar marcas de agua, los usuarios tienen la capacidad de grabar digitalmente el documento con su propia marca única. También puede redactar contenido confidencial que no desea que cualquiera lea, lo que significa que puede sentirse seguro al hacer negocios.

Tener una solución de PDF sólida como Power PDF a la mano lo ayuda a asegurarse de satisfacer las necesidades de sus clientes al proporcionarles una experiencia de documentación perfecta.

https://www.kofax.com/blog/5-ways-pdfs-can-make-your-organization-more-productive