Según el Informe de Mercado Billentis del 2017, el volumen mundial de facturas alcanzó más de 500 mil millones, con un 8,4% de intercambio electrónico. Sólo en los EE.UU. se generan 6.800 millones de facturas al año y se espera un aumento del 5% anual. Además, la falta de estándares y el aumento de proveedores complica el flujo de trabajo del procesamiento de facturas. Si bien la popularidad de las facturas electrónicas y la automatización de las mismas está aumentando, es sólo el primer paso para modernizar los complicados procesos financieros.
En respuesta al crecimiento de las facturas electrónicas y al correspondiente crecimiento de los correos electrónicos, cada vez son más las empresas que han creado portales web propios de autoservicio para compartir información con sus clientes y proveedores, incluyendo facturas, pedidos, recibos y mucho más. En una encuesta, el 39 por ciento de los encuestados ya tenía un portal de proveedores y el 49 por ciento planeaba implementar uno en los próximos años.
Los portales de los proveedores crean ventajas para que los compradores procesen y paguen las facturas, pero una red masiva de portales que los proveedores deben gestionar también crea inconvenientes inevitables. Independientemente de que opere o no un servicio autónomo de portal para sus proveedores, lo más probable es que su empresa navegue por una red separada de portales web para enviar manualmente facturas y otros datos con el fin de captar los ingresos de su negocio todos los meses.
Un director de finanzas nos informó recientemente que ellos envían manualmente más de 10,000 facturas a más de 40 portales y que declararon una perdida de más de $2 millones en «facturas incorrectas» simplemente porque las facturas no pudieron ser enviadas en el formato correcto. Si esas cifras le suenan dolorosamente conocidas, siga leyendo.
Automatice el acceso al portal web con RPA
La automatización robótica de procesos es una solución flexible y rentable para la consulta de portales y la extracción de datos. La integración no sólo es rápida y económica, sino que también puede ser implementada por usuarios no técnicos para configurar un robot con el fin de que ejecute el proceso exacto que un ser humano realizaría al iniciar sesión en un portal, cargar o recuperar información y pasarla a un proceso posterior.
Analicemos cómo podría ser el acceso al portal de un proveedor.
- Inicio de sesión: Se puede programar un robot para que empiece a trabajar en cualquier momento del día o cuando se le invoque por otra tarea o flujo de trabajo. El robot inicia sesión en un portal web o en una serie de portales utilizando cualquier tipo de autenticación necesaria, como la URL, el nombre de usuario y la contraseña.
- Recopilación de datos o documentos: El robot ubica los datos o documentos que se le han asignado. Esto puede implicar navegar a nuevos documentos desde su última visita o a nuevos campos de interés para la entrada de datos o la indexación.
- Envío de datos a siguiente paso: El robot ejecuta el siguiente paso determinado por la definición del proceso. Por ejemplo, puede reenviar los PDF de las facturas a una dirección de correo electrónico, introducir la información en otra aplicación o iniciar una tarea en un programa de procesamiento financiero.
¿Por qué es necesaria la automatización de sus portales web?
Contar con RPA para el acceso a los portales tiene tres ventajas principales:
Mejor rendimiento operativo: Los robots trabajan 24 horas al día, 7 días a la semana, no cometen errores y siguen el proceso exacto en todo momento. De hecho, incluso los humanos profesionales más trabajadores intentan seguir los procesos, pero el humano promedio comete un error en 10 de cada 100 pasos). Los robots proporcionan datos consistentes y 100% precisos.
Empleados más felices: Hablando de esos mismos humanos trabajadores, entrar en docenas o incluso cientos de portales para recuperar o cargar información como facturas es una tarea monótona y repetitiva. A pesar de la creencia de que los robots reemplazarán el trabajo humano, la verdad es que, como hemos visto en las iniciativas de RPA con resultados comprobados, permiten que los trabajadores pasen de tareas operativas a tareas más estratégicas.
Mejores resultados empresariales: El ahorro de costos, el acceso en tiempo real a los datos y un mejor flujo de efectivo gracias a un procesamiento más rápido de las cuentas por cobrar y por pagar son sólo algunas de las ventajas estratégicas de la automatización de los portales web de los proveedores. Y una vez que su solución de automatización robótica de procesos se implemente para este caso de uso, los beneficios impulsarán inversiones adicionales.
Una compañía, Duke Energy, descubrió deficiencias en sus sistemas de contabilidad existentes que provocaban procesos de negocio manuales. En su camino hacia la automatización, buscaron una solución de RPA que se integrara fácilmente con sus sistemas de registro existentes. De la misma manera, era importante disponer rápidamente de la solución de RPA como parte de la prueba de concepto (y mostrar un retorno de la inversión más rápido).
FUENTE: https://www.kofax.com/blog/rpa-solves-web-vendor-portal-problem
