¿Sabía que una de las principales quejas de quienes utilizan los repositorios de gestión de contenidos empresariales (ECM) es no poder encontrar los documentos archivados por otros usuarios?

¿Sabía que la principal razón por la cual estos documentos se pierden en el repositorio es debido al uso de datos inválidos a la hora de cargar los documentos en el repositorio?

Aunque la gran mayoría de los repositorios de gestión de contenidos empresariales ofrecen a los usuarios finales la capacidad de importar documentos individuales, a menudo los documentos se cargan con información no verificada o inválida.

Además, si trata de personalizar el proceso de entrada de datos para incluir: validación contra una base de datos para verificar la exactitud de la información, rellenar automáticamente los campos basándose en datos previamente verificados, información de sistema, menús desplegables para limitar las opciones que tiene el usuario al momento de cargar los documentos, o cualquier otro tipo de integración para garantizar la integridad de los datos dentro de un repositorio de ECM puede ser una costosa personalización y, necesitará de soporte por separado.

Yakidoo EasyDrop permite a los usuarios arrastrar y soltar intuitivamente los documentos a cualquier repositorio compatible con CMIS, controlando el proceso de entrada de datos y garantizando que los mismos sean verificados y validados antes de enviar los documentos al repositorio, garantizando así la integridad de la información.

Con Yakidoo EasyDrop, los usuarios pueden importar los documentos directamente en el repositorio, o bien, imprimir una portada o un código de barras que permite que un documento físico sea escaneado sin necesidad de realizar una validación adicional en la aplicación de digitalización. Algunas de las características de Yakidoo EasyDrop son:

- Una aplicación Web.

- Integración directa con más de 25 Repositorios compatibles con CMIS tales como: Alfresco, Apache Chemistry, Cincom ECM, Day software, dotCMS, EMC Documentum, Fabasoft, HP Autonomy Interwoven Worksite, IBM Content Manager OnDemand, IBM Connections Files, IBM FileNet, IBM LotusLive Files, IBM QuickFile, IBM Lotus Quickr, LogicalDOC, Magnolia (CMS), Microsoft SharePoint Server, Nuxeo, O3Spaces, OpenCMS, OpenKM, OpenText, OpenWGA, Oracle Webcenter, PTC Windhill, SAP HANA Cloud Document Service, Surround SCM, y Laserfiche.

- Autenticación contra el repositorio de Gestión de Contenidos, utilizando las mismas credenciales del gestor y solo ganando acceso a los objetos que el usuario este autorizado.

- Integración con bases de datos compatibles con ODBC/JDBC para la validación / búsquedas de datos. - Rellena automáticamente otros campos basándose en las búsquedas realizadas en la base de datos. - Los campos pueden ser bloqueados, admitiendo que los usuarios visualicen los valores, pero impidiendo que puedan modificarlos.

- Puede configurar campos ocultos para la vista de los usuarios.

- Comprueba el formato de los datos requeridos por el repositorio.

- Admite los idiomas inglés y español. - Carga los documentos directamente en el repositorio. - Imprime páginas de portada o códigos de barras para los documentos físicos entregados a un departamento de digitalización.

- Visor integrado que admite más de 250 formatos de archivo, y permite a los usuarios visualizar el contenido del documento durante el proceso de validación.