Periódicamente, recibo correos electrónicos que describen diversos errores relacionados con los lotes de Kofax. Los errores indican que ciertos lotes han fallado durante el envío por correo electrónico, la digitalización, la transformación, la validación y/o la exportación. A menudo, el error es tan impreciso que necesitamos realizar una investigación adicional para determinar el origen exacto del problema. Investigar tales errores es algo complicado especialmente en casos donde otros productos de la gama de Kofax señalan el error, tales como KCNS, KCIC/KIC, e-Transaction o Kofax Transformation Module (KTM).
Recientemente, me encontré con un error que indicaba lo siguiente: «los lotes han fallado durante la cola ‘KTM Server’, puesto que no había espacio disponible en el disco”. Este problema causó que los archivos fueran irrecuperables y, por lo tanto, tuvieran que ser reimportados en el sistema.
Curiosamente, el mensaje de error no tenía nada que ver con el problema real.
Tomando en consideración lo anterior, y para conveniencia de todos, he hecho un resumen de todas las carpetas necesarias que requieran limpieza, como parte del mantenimiento regular de su sistema de Kofax. Esto sin duda evitará que ocurran esos mensajes de error en su organización.
Registros de Kofax
- C:\programdata\Kofax\<Product>\Local\Logs. Por ejemplo, C:\programdata\Kofax\Capture\Local\Logs.
- \\<KofaxInstallFolder>\CaptureSV\Logs
Base de datos de Kofax
Puede identificar la configuración de la base de datos al ejecutar la utilidad DBUtil de Kofax desde la pestaña ‘Base de datos’ (Database).
Si la configuración de la base de datos de Kofax está establecida como ‘Estándar’, entonces no es necesaria la opción de liberar espacio del disco. Pero, en caso de que esté establecida en SQL Server, Oracle o DB2, entonces es necesaria una programación para la copia de seguridad de la base de datos estándar y el mantenimiento regular para truncar los registros.
La tarea más importante es configurar una copia completa de seguridad semanal que trunque los inicios de sesión. Un administrador puede configurar otras, tales como la copia de seguridad incremental, pero el objetivo es truncar los registros que puedan ir a los GB en cualquier momento (dependiendo del uso).
Aplicación externa y/o servicio relacionado con una clase de lote o proyecto
Muchos proyectos Kofax requieren búsquedas en la base de datos, junto con las consultas de búsqueda que estén configuradas, ya sea directamente desde el esquema de los otros sistemas (tales como ERP, sistemas de contabilidad, sistemas de nóminas) o desde los archivos ASCII intermedios colocados en una carpeta y que son seleccionados por un servicio personalizado y anexados a la base de datos de la aplicación. En muchos casos, he observado que no se realiza el mantenimiento en esas carpetas y, con el tiempo, estos archivos ASCII se acumulan en el disco y consumen almacenamiento. Es necesario un régimen de mantenimiento regular para identificar esas carpetas, las cuales deben ser respaldadas y/o limpiadas, para así asegurar que el almacenamiento en el disco se mantenga intacto.
Estas prácticas sencillas asegurarán que su validación en Kofax se ejecute sin problemas y, además, son útiles y pueden aplicarse a la mayoría de los sistemas dentro de su organización.
