Comenzando con la adopción de SAP como su herramienta ERP (Enterprise Resource Planning), la empresa seleccionó Kofax MarkView for AP por su integración con SAP y su comprobado historial de implementación de las mejores prácticas para procesos completos. La extensa experiencia en automatización de finanzas de Kofax, su sólida funcionalidad inmediata, y su validación por parte de expertos de terceros como Gartner Group y Hackett Group también fueron factores claves en la adopción de Kofax MarkView for AP en ConAgra Foods.
Un enfoque gradual, multifacético y de varios años que tenía como elemento clave el establecimiento de un centro de servicios compartidos de negocios en Omaha, Nebraska para transacciones contables, incluidas las cuentas por pagar, contabilidad, tiempo y gastos, inventario, nómina y cuentas por cobrar. Al principio, ConAgra Foods procesaba 250.000 facturas anuales y esperaban que el volumen creciera a más de un millón anualmente.
El reto
Al principio de este proceso plurianual, las operaciones de ConAgra Foods eran distribuidas y gestionadas planta por planta o función por función, involucrando varios sistemas y procesos para las cuentas por pagar, así como varios conjuntos de controles, procesos de auditoría, procesos para presentación de informes y sistemas de almacenamiento.
Las facturas eran recibidas en papel en cada planta y manejadas con los procesos y tecnologías específicas de la planta. Las facturas se guardaban utilizando P8 tras el escaneo y almacenamiento, o en forma impresa. Era difícil recopilar las métricas empresariales para fines analíticos a través de estos sistemas distribuidos, y hacía falta precisión en el seguimiento del número de facturas, el costo de cada una, los descuentos por pago anticipado y el impacto sobre los proveedores claves. Además, no había suficiente visibilidad en el proceso de aprobación de facturas, así como una eficacia limitada de la adquisición y controles manuales complicados.
La solución
ConAgra Foods trabajó con Kofax para implementar SupplierExpres con los flujos de trabajo de MarkView. «Kofax ha creado dos flujos de trabajo personalizados para nuestro equipo. Uno para facturas que no son de SAP Marketing, y uno para las facturas de Freight Pay. Estos flujos de trabajo personalizados nos han ayudado a convertir el departamento de marketing y los fletes por pagar a nuestro proceso ERP estándar. Las facturas que entran en el sistema, ya sea a través del correo electrónico, fax o correo, son escaneadas en el sistema, y luego pasan a la cola de nuestro flujo de trabajo estándar «, explica Pam Russavage, el Gerente Financiero de cuentas por pagar y gestión de documentos. «Algunos se distribuyen para su aprobación, mientras que otros se aplican según una orden de compra. Ha sido una enorme ventaja para nosotros tener los detalles de las facturas dentro del sistema. Esto realmente ha mejorado nuestro procesamiento».
La adopción de Kofax MarkView for AP simplificó notablemente el proceso de facturación para ConAgra Foods al eliminar la recepción de facturas en múltiples ubicaciones y establecer la captura inmediata facturas recibidas por fax, correo electrónico y EDI (Intercambio Electrónico de Datos) en una ubicación central. Las facturas ahora son inmediatamente capturadas en SAP y un flujo de trabajo racionalizado maneja la gestión de excepciones y la codificación, aprobación y pago, lo que garantiza una mayor eficiencia.
Los Resultados
ConAgra Foods AP Group ha eliminado el 40 por ciento de las llamadas de su proveedor a través de la implementación de Kofax SupplierExpress, lo que mejoró la eficiencia del departamento de cuentas por pagar. Russavage explicó, «la mayoría de los proveedores se han vuelto expertos en el uso de la herramienta después de una o dos sesiones en el sistema. Ya que SupplierExpress es intuitivo y flexible, pueden obtener la información que están buscando rápidamente. Hemos eliminado el 40 por ciento de las llamadas que recibimos, incluyendo un gran número de repetitivas. Ese era el objetivo”.
Como el volumen de las facturas procesadas ha aumentado y las llamadas de asistencia han disminuido, ConAgra Foods fue capaz de reducir el personal y ahorrar hasta un 25 por ciento de sus tradicionales costos laborales en el departamento de cuentas por pagar. ConAgra Foods también ha extraído un gran valor de su capacidad para obtener visibilidad de las facturas dentro de la empresa, desde el equipo del departamento de cuentas por pagar hasta la compra y recepción de equipos en varias plantas a fin de llevar a cabo la resolución de discrepancias.
Al medir el retorno sobre la inversión, ConAgra Foods observa la reducción en el flujo de trabajo completo, la reducción de las llamadas de asistencia y el número de facturas pagadas de conformidad con los términos. «No estaríamos ni cerca de donde estamos sin las capacidades integrales que MarkView y SupplierExpress nos han dado», dijo Russavage.
«Cuando comenzamos este proceso hace tres años, el 55 por ciento de las facturas habían vencido cuando entraron. Hoy, el 93 por ciento de las facturas se pagan de acuerdo con los términos. Eso es un enorme giro”.
Siguiendo adelante, ConAgra Foods cree que sus soluciones de Kofax pueden ayudar de dos grandes maneras: mediante el uso de SupplierExpress para permitir a los proveedores obtener la información de envío actualizada electrónicamente y aprovechar la información capturada en las colas y utilizar las herramientas analíticas del MarkView para completar un análisis de causa.
