Durante mis más de 20 años de carrera en el ámbito de la gestión de contenidos empresariales, he tenido la oportunidad de ayudar a organizaciones de todos los tamaños en el análisis, diseño, la implementación, capacitación y el soporte a sus iniciativas de gestión de contenidos empresariales (ECM) a fin de que las organizaciones cambien y mejoren el modo en que las personas interactúan con la inmensa cantidad de información que envían y reciben.
Al mismo tiempo, he tenido la oportunidad de experimentar cómo la falta de conocimiento de las prácticas de ECM afecta a otras organizaciones ya que, o bien no cuentan con una estrategia de ECM, o la que tienen se ha convertido en una pesadilla para las personas en la organización.
¿Ha escuchado el dicho: «Ojos que no ven, corazón que no siente»? Bueno, este es uno de esos casos en donde esto no es cierto.
No saber o entender las estrategias, los métodos y las herramientas para capturar, gestionar, almacenar, conservar y entregar el contenido y los documentos relacionados con el proceso de negocio de su organización puede y pondrá en peligro la continuidad de su negocio.
Por si fuera poco, he escuchado a algunas personas decir que «tener un mal plan es mejor que no tener nada». Bueno una vez más, he visto clientes que han implementado un plan de «gestión de contenidos empresariales» que termina costando más que no tener un plan en lo absoluto.
Tal es el caso de Citibank, el cual fue multado por $70 millones de dólares por violaciones y deficiencias en sus programas de cumplimiento.
He visto cómo los usuarios regresan a los viejos métodos con papel porque capturar, gestionar, almacenar y recuperar su contenido es muy difícil debido a tecnologías mal implementadas.
Debemos comprender que ECM no es una «tecnología», ni tampoco una iniciativa que deba ser dirigida y liderada por un departamento de TI o una empresa de consultoría técnica.
«ECM», según la definición ampliamente aceptada de AIIM, consiste en: «las estrategias, los métodos y las herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, conservar y entregar el contenido y los documentos relacionados con los procesos dentro de la organización. Las herramientas y estrategias de ECM permiten el manejo de la información no estructurada en una organización, dondequiera que la misma se encuentre».
Tal como explica la Asociación para la gestión de imágenes e información (AIIM): No es suficiente «manejar» el contenido. Es fundamental tener la capacidad para acceder a la versión correcta de un documento o registro. El contenido debe gestionarse de tal manera que pueda ser utilizado para lograr los objetivos empresariales.
ECM es la recopilación y organización sistemática de la información que va a ser utilizada por un público designado – ejecutivos de negocios, miembros del personal, clientes/consumidores, etc. No se trata de una simple tecnología, una metodología o un proceso; es una combinación dinámica de estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, conservar y entregar información que apoya los procesos clave de la organización a través de todo su ciclo de vida.
• Capturar se resume en introducir el contenido en el sistema.
• Gestionar es el siguiente paso por tomar, para que el contenido pueda ser encontrado y utilizado por las personas a las cuales está dirigido.
• Almacenar quiere decir encontrar un hogar adecuado para el contenido dentro de su infraestructura, ya sea un sistema de gestión de contenido formal u otra solución para el manejo de información.
• Conservar se refiere a su cuidado a largo plazo – archivar, si así desea llamarlo- la práctica de protegerlo de manera que pueda ser utilizado, sin importar cuánto tiempo a futuro la organización necesite que esté disponible.
• Y, por último, Entregar se trata precisamente de colocar la información en las manos de las personas correctas cuando las mismas necesiten que se encuentre allí.
¿Puede ver cómo la falta de conocimiento sobre estos principios podría afectar la capacidad de su organización para manejar y controlar toda la información enviada o recibida en sus operaciones diarias?
¿Comprende cuánto costará la falta de un plan o una estrategia mal implementada a su organización?
Afortunadamente, podemos ayudarle a aprender estos principios con los recursos de capacitación de AIIM, disponibles en español.
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