Comprar una solución de Automatización robótica de procesos (RPA) es como un regalo de Navidad que ya no puedes esperar para abrir. La idea de automatizar tareas y procesos es muy emocionante y no ve la hora de empezar. Podría utilizar sólo un robot de su solución RPA, y elegir un caso de prueba específico para mostrar el retorno de la inversión a los directivos. Una vez que haya completado su caso de prueba y la gerencia le pregunte cómo lo implementarán en toda la empresa, es ahí donde viene el gran reto.
¿Cómo se puede escalar la RPA en toda la organización?
Un solo robot funciona muy bien para un caso de prueba si se automatiza una tarea, pero no representa una fuerza de trabajo digital.
Para crear una fuerza laboral realmente digital, es necesario ser capaces de escalar y gestionar cientos o miles de robots. Necesita una estrategia y las herramientas adecuadas para gestionar a estos nuevos trabajadores digitales a largo plazo a medida que su negocio crece.
¿Cuál es su estrategia de automatización?
Como lo indica Ovum Research, «Hemos visto empresas que han implementado entre 5.000 y 35.000 robots de software y han alcanzado los objetivos principales de RPA, pero hay casos en los que RPA ha sido adoptado sin mayor consideración y sin una estrategia clara…». RPA se implementa aquí y allá, poco a poco, en diferentes departamentos – sin que nadie dirija la operación. Una encuesta de Deloitte, de más de 1.500 profesionales de las finanzas, reveló que «la responsabilidad de poseer y administrar las tecnologías digitales, como la automatización robótica de procesos, se ubica dentro de los departamentos de tecnología de la información (TI) (38,9%) o está muy dividida en cada uno de los departamentos que utilizaron la tecnología digital (15%)».
Everest Group señala: «Las expectativas alimentan los resultados», o en otras palabras, sólo obtienes lo que planeas obtener. Si RPA se implementa de forma fragmentada, los resultados serán probablemente menos que satisfactorios, afectando en el mejor de los casos sólo a un área del negocio. Cuando no se dedica tiempo para establecer una estrategia organizacional, los esfuerzos pueden verse frustrados y, con ello, el respaldo interno para mayores esfuerzos de transformación.
Y cuando el enfoque es demasiado estrecho, es difícil ver el panorama completo y las ganancias que se pueden obtener a mayor escala. «Si se considera a RPA como una serie de proyectos técnicos desconectados, los ejecutores separados sacrificarán las oportunidades», explica Everest Group. «Pasan por alto el potencial de rediseñar los procesos para optimizar el RPA y para diseñar su fuerza laboral humana de manera que pueda involucrarse mejor con su fuerza laboral digital. Al llevar a cabo su trabajo en grupos separados, no pueden prever ni gestionar las repercusiones organizacionales de RPA».
Para evitar que su organización caiga en esta trampa, es fundamental comenzar con una estrategia interdepartamental y poner en marcha las herramientas adecuadas para escalar y gestionar su nuevo personal digital. Todo se resume en esto: Escalar o Fracasar:
¿En qué parte de su camino hacia la automatización se encuentra?
¿Están sus operaciones empresariales totalmente automatizadas? Si su respuesta es “no”, no está solo. Incluso en el caso de la gestión de procesos de negocio (BPM), que existe desde hace más de veinte años, la automatización todavía no ha sido posible. La razón principal: Las tareas de los usuarios no están automatizadas con RPA.
De acuerdo con la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM), sólo el 3 por ciento de las organizaciones han logrado escalar RPA a una escala de 50 o más robots. Uno de los retos es encontrar una herramienta de software robusta que pueda gestionar múltiples robots y proyectos de RPA en toda la empresa y que le permita crecer. Y lo que es igual de importante, la tecnología debe integrarse con sus sistemas actuales; de lo contrario, es otro obstáculo que debe superar.
La incorporación de la gestión del ciclo de vida de los robots. Esto requiere un enfoque más centrado en el proceso de RPA, que va más allá de la simple automatización de tareas. La gestión del ciclo de vida abarca todos los procesos de negocio en el marco de una hoja de ruta más amplia de la automatización empresarial. Es la mejor manera de gestionar los robots y sus actividades a través de múltiples equipos, procesos y actividades.
Crear un infraestructura que impulse el crecimiento y la complejidad
A medida que avanza en el camino hacia el RPA, las cosas pueden salirse de control si no tiene un sistema de control de versiones estructurado (VCS) que le ayude a llevar un registro de su trabajo y de los cambios que ha realizado. Los robots fallan cuando el código cambia, los sitios web evolucionan o los humanos actualizan una hoja de cálculo.
A la hora de seleccionar un software RPA, asegúrese de utilizar Git, el sistema de control de versiones de código abierto para el seguimiento de los cambios de programación. El sistema Git simplifica la gestión de robots en toda la empresa en una sola consola de gestión de modo que resulta más fácil de implementar y gestionar. Además, también gestiona robots de RPA, extractos, recursos y programas, a la vez que se realiza la sincronización entre diferentes repositorios de control de fuentes, como entornos de desarrollo, pruebas y producción.
Además de la gestión del ciclo de vida, es fundamental formar un equipo de RPA multifuncional, normalmente con un Centro de excelencia (COE, por sus siglas en inglés). Los equipos deben estar compuestos por usuarios empresariales, gerentes de TI y usuarios que trabajen en casos de uso específicos. El objetivo de un COE es enfocarse en altas ganancias de productividad y demostrar un rápido retorno de la inversión para cada caso de uso identificado para comprobar su éxito a través de múltiples líneas de negocio.
Lo mejor de RPA es que es un éxito fácil. No es necesario un entrenamiento ni una revisión completa del sistema porque funciona con sus sistemas actuales, lo que hace que sea fácil de implementar y que demuestre rápidamente su éxito. Pero las posibilidades de éxito no se traducen en una fuerza laboral digital. Al seguir las mejores prácticas e implementar una estrategia que abarque a las personas, los procesos y la tecnología, es más fácil escalar en toda la empresa y trabajar desde ya como lo hará en el futuro.
