Si su departamento de cuentas por pagar es como muchos otros, hoy tiene el gran reto de reducir los gastos operativos, a la vez que intenta incrementar la visibilidad de las ganancias y adaptarse rápidamente a las nuevas tecnologías.
Si bien las razones para automatizar cada día son más obvias e, incluso si ya está preparado para actualizar el departamento de cuentas por pagar para superar estos retos, puede ser difícil saber por dónde empezar. Aquí encontrará razones sólidas por las cuales automatizar su departamento de cuentas por pagar.
¿Cómo saber si es el momento de adoptar nuevos procesos? Estas señales le indicarán porqué automatizar su Departamento de Cuentas por Pagar ahora:
1. Su tasa de error es demasiado alta
Los procesos manuales son un problema no sólo porque tardan más en completarse, sino también porque son más propensos a los errores. Los humanos tendemos a cometer errores, especialmente cuando realizamos tareas repetitivas, como la introducción de datos. Estos fallos suelen dar lugar a más facturas perdidas, más discrepancias y más excepciones, todo lo cual conduce a una mayor ineficacia.
Pero cuando su empresa sustituye los procesos manuales por una solución de automatización de cuentas por pagar basada en SaaS, elimina los errores, reduce las discrepancias y hace mucho menos probable que las facturas se pierdan o se gestionen incorrectamente. Otra ventaja: todos los miembros de la organización, independientemente de su localización, tienen acceso a los mismos datos e información.
2. Está pagando más por la ineficiencia
Otro gran problema es que los procesos manuales son más prolongados y costosos. Tanto el personal como el hardware son caros de mantener cuando son los humanos los que se encargan de gestionar las facturas. Y si su organización tiene presencia en varias regiones o ciudades, el costo y el tiempo de procesamiento se multiplican según la ubicación.
Las tareas y los procesos tradicionales en un departamento de cuentas por pagar se ven afectados por las numerosas desventajas de ser excesivamente manuales, que pueden resumirse en estas cinco áreas:
1. Falta de integridad de los datos
2. Aumento de los costos
3. Menor agilidad
4. Prolongación de los ciclos de procesamiento de las facturas
5. Dependencia de los especialistas en TI
Los procesos manuales y las soluciones desconectadas en su flujo de trabajo de procesamiento de facturas son obstáculos para la eficiencia.
Un procesamiento de cuentas por pagar automatizado ahorra mucho dinero al reducir la necesidad de invertir en hardware o software. Como las facturas se gestionan electrónicamente y se almacenan en la nube gracias a una solución SaaS, no es necesario pagar por el almacenamiento físico. Y con la automatización, el costo por factura disminuye.
3. No puede mantenerse a flote con el ritmo de los cambios
Los negocios se encuentran en un estado de cambio constante. A medida que sus proveedores actualizan sus propios procesos, también usted se ve obligado a adaptarse. Pero los procesos manuales no se adaptan tan rápidamente a los nuevos formatos y estándares.
Las organizaciones se benefician de las soluciones de automatización basada en SaaS porque les da la capacidad de responder rápidamente a los cambios.
Otra ventaja importante: siempre estará al día de las últimas mejoras de seguridad y funcionalidad. Y lo que es más importante, no se quedará atrás cuando sus competidores y proveedores se actualicen.
Según Gartner, la nube se convertirá en el modelo de implementación dominante en todos los ámbitos de las aplicaciones de gestión financiera para 2025.
4. Pierdes los descuentos de los proveedores
La prolongación de los plazos de validez de una factura conlleva numerosos riesgos y costos. La facturación tradicional y manual de las cuentas por pagar suele requerir la revisión y aprobación de varios empleados. A veces, las facturas se pierden o se pasan por alto. Estos retrasos alargan los ciclos de procesamiento y dificultan que su organización pueda aprovechar los descuentos de los proveedores.
Pero la automatización del flujo de trabajo agiliza el proceso, reduce el tiempo de pago y aumenta la visibilidad y la rendición de cuentas. Como resultado, pagará menos multas y disfrutará de más descuentos de proveedores.
5. Su equipo de TI no tiene tiempo para atenderlo
Una solución de cuentas por pagar local requiere un mantenimiento regular y un equipo de TI calificado que sea capaz de resolver los problemas. Pero si su equipo de TI ya está al límite, el procesamiento de las facturas podría quedar en suspenso durante horas o incluso días hasta que puedan ayudar.
Sin embargo, un departamento de cuentas por pagar automatizado dependerá mucho menos del departamento de TI. La interfaz de autoservicio no requiere que los especialistas en TI la implementen y mantengan, y el software se actualiza automáticamente en cada dispositivo, por lo que siempre tendrá acceso a la última versión.
¿Se identifica con una o más de estas señales de advertencia en su departamento de cuentas por pagar? Si es así, es hora de automatizar.
Si está experimentando la presión de mejorar el procesamiento de su departamento de cuentas por pagar, es el momento de considerar una solución de automatización duradera, basada en SaaS, que pueda escalar fácilmente.
Ahora es el momento de aplicar la automatización en su departamento de cuentas por pagar. Solicita una cita y con gusto podremos ayudarte a llevar tu negocio a una nueva era digital.
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